Kearsipan Digital Di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Utara
Kata Kunci:
Kearsipan digital, pengelolaan arsip, Biro Umum, Sekretariat DaerahAbstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan mendeskripsikan proses pengelolaan kearsipan digital di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Utara yang dilatarbelakangi oleh berbagai kendala dalam pelaksanaannya. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara mendalam, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan digital dilaksanakan melalui lima tahap antara lain, (1) Penciptaan surat telah berjalan sesuai Peraturan Gubernur Nomor 16 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas dengan prosedur yang jelas. (2) Disposisi berjalan dengan terstruktur, namun tahap koordinasi dan persetujuan masih dilakukan secara manual sehinggah memperlambat alur perpindahan surat, dan mempersulit pelacakan surat. (3) Penomoran surat telah sesuai dengan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022. (4) Pengarsipan menggunakan sistem konvensional dan digital, namun belum optimal karena kapasitas scanner yang terbatas, belum diterapkannya Aplikasi SRIKANDI, pemahaman staf terhadap kodefikasi arsip yang masih kurang, serta rendahnya ketelitian dalam pemindaian dan penempatan dokumen. (5)Pemeliharaan arsip telah didukung pembatasan akses dan penelusuran berbasis kodefikasi, tetapi masih terkendala ketiadaan server mandiri, belum tersedianya sistem pencadangan data yang memadai, serta kurangnya pelatihan teknis kearsipan bagi staf.
Referensi
[1] M. I. R. R. Rantung, Digital Governansi , vol. 6. Tahta Media , 2024.
[2] P. R. Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” 2009, Pemerintah Republik Indonesia, Jakarta.
[3] “Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” 2012, Pemerintah Republik Indonesia.
[4] “Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE),” 2018, Pemerintah Republik Indonesia.
[5] M. B. Miles, A. M. Huberman, and J. Saldaña, Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook, 3rd ed. SAGE Publications, 2014.
[6] P. P. S. Utara, “Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 16 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas,” 2023, Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara, Manado.
[7] J. Kennedy and C. Schauder, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Longman, 1998.
[8] I. F. Sarundajang, E. E. Masengi, and S. V Tarore, “Digital Administrative Services through E-Office in the Regional Secretariat of North Sulawesi Province,” International Journal of Information Technology and Education (IJITE), vol. 5, no. 1, 2025.
[9] K. D. N. R. Indonesia, “Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,” 2022, Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, Jakarta.
[10] L. Duranti, Digital Records Preservation and Authenticity. Vancouver: University of British Columbia, 2021.
[11] I. O. for Standardization, “ISO 15489-1:2016 Information and Documentation — Records Management — Part 1: Concepts and Principles,” 2016, ISO.
[12] B. M. Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, 2007.
[13] L. M. Spencer and S. M. Spencer, Competence at Work: Models for Superior Performance. New York: John Wiley & Sons, 1993.
[14] D. S. R. Siwij, A. R. Dilapanga, and E. H. Polii, “Transparansi dalam Tata Kelola Perusahaan Air Minum Daerah di Kabupaten Minahasa,” Academy of Education Journal, vol. 15, no. 1, pp. 495–504, 2024.
[15] N. Rahmawati and S. Nurhasanah, “Hambatan Pengarsipan Digital di Instansi Pemerintah Daerah,” Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 2021.
[16] R. Pratiwi and S. Wijayanti, “Transformasi Digital Kearsipan Pemerintah Daerah,” Jurnal Ilmu Kearsipan Indonesia, 2022.
[17] A. N. R. Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Dinamis,” 2011, Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.
[18] J. Read and M. L. Ginn, Records Management, 11th Edition. Boston: Cengage Learning, 2021.
[19] J. Read-Smith and M. L. Ginn, Records Management, 9th Edition. Mason, OH: South-Western Cengage Learning, 2011.
[20] Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Edisi Revisi Ketiga. Bandung: Mandar Maju, 2018.
[21] G. Mewengkang, D. S. R. Siwij, L. Bulo, and R. Mewengkang, “Implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 di Kantor Pengadilan Negeri Tondano,” Tumoutou Social Science Journal, vol. 1, no. 2, 2024.
[22] H. F. Uwuh, D. S. R. Siwij, and S. V Tarore, “Strategi Peningkatan Profesionalisme Satpam Dalam Mendukung Keamanan Kampus Universitas Negeri Manado,” Jurnal Administro: Jurnal Kajian Kebijakan dan Ilmu Administrasi Negara, 2025.
